Должностные обязанности помощника руководителя. Персональный ассистент – должность или статус

) - это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Подобрать персонального ассистента для конкретного руководителя - это задача из области «миссия невыполнима», поэтому она переходит в разряд суперсложной.

Мой опыт работы в кадровом агентстве сформировал особый взгляд на эту удивительную профессию.

ДЕФИЦИТ КВАЛИФИЦИРОВАННЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ НА КАДРОВОМ РЫНКЕ

Персональный ассистент - это отдельный подвид в иерархии административных специальностей.

Как правило, на сайтах по поиску работы размещают вакансии со стандартным набором требований - документооборот и организационная работа. Такие вакансии как близнецы похожи между собой, за исключением размеров компании и сферы бизнеса. Но на самом деле негласных и специфичных требований к позиции огромное количество. Их не выносят в описание вакансии на сайтах, но именно эти требования являются определяющими при отборе кандидатов.

При личной встрече с работодателем и предметном обсуждении таких вакансий появляются «заметки на полях» - длинный список требований, не опубликованных в вакансии, которые и определяют стратегию поиска кандидата на вакансию РА. Вот примеры экзотических требований: скорость счета купюр вручную; наличие спортивного разряда; умение считать в уме; опыт ведения инвестиционных проектов; знание законодательной базы; отличное знание всех премиум-брендов; контактная база собственников элитных ресторанов. Привычные требования: высота (тембр) голоса, рост, вес, размер одежды, знание языков и пр.

Руководитель также выдвигает дополнительный список требований к личностным качествам ассистента, который, пожалуй, самый объемный. При этом официальные требования к профессиональным навыкам и опыту не становятся менее важными.

Вот и выходит, что идеальных кандидатов на рынке единицы и подобрать РА для руководителя очень сложно.

А ведь для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа - всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА), личный помощник) - необходим руководителю или собственнику крупных компаний (как российских, так и международных). Подчиняется только своему руководителю.

Персона, «приближенная к императору», правая рука, доверенное лицо, «заместитель босса». Планирует рабочий план и график, бизнес-календарь, «связующее звено» с внешним миром. Может быть гидом, переводчиком, няней, домашним управляющим, прогнозом погоды, поисковой системой, туристическим агентом, часто выполняет часть работы за руководителя (результат труда босс присваивает себе), имеет специальные знания/образование в сфере бизнеса и деятельности руководителя, умеет самостоятельно принимать решения.

Секретарь - необходим руководителям любых компаний. Подчиняется всем топ-менеджерам. Функционал несложный: документооборот, встреча гостей, чай/кофе, жизнеобеспечение офиса, телефонные переговоры, обработка корреспонденции, выполнение простых поручений руководящего состава.

Требования: возраст - около 23-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), допустимо отсутствие опыта работы, необходимы владение компьютером, опыт работы с оргтехникой, высокая скорость печати, знание делового этикета, при необходимости - знание иностранного языка. Личные качества: ответственность, исполнительность, доброжелательность, способность выполнять однообразную работу.

Секретарь-помощник - необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Требования: высшее или незаконченное высшее образование, возраст - около 25-32 лет, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, аналогичный опыт работы от года. Личные качества: исполнительность, ответственность, дисциплинированность, способность выполнять монотонную работу.

Офис-менеджер - необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря (встреча гостей, звонки, документооборот).

Требования: высшее образование, возраст - 25-35 лет, опыт аналогичной работы, организационные навыки. Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность.

Секретарь на ресепшен - необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Выполняет технические задачи: встреча гостей, чай/кофе, звонки, взаимодействие с курьерами/водителями.

Требования: хорошие внешние данные, возраст - 22-27 лет, допустимо отсутствие опыта работы, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС. Личные качества: доброжелательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, улыбчивость.

В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря - это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента - это управление производительностью руководителя.

Есть ряд отличительных факторов, которые помогут вам разобраться в классификации этих позиций:

Наш совет

На собеседовании всегда уточняйте круг выполняемых обязанностей, наличие и объем личных поручений, график и уровень зарплаты, т.к. некоторые работодатели не видят никакой разницы между позициями «секретарь» и «персональный ассистент».

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

Профессиональные навыки:

ведение документации;
тайм-менеджмент;
организация рабочих мероприятий;
работа заместителем (функции второго лица);
финансовая грамотность;
управление секретариатом;
поддержание деловых контактов;
travel-сопровождение;
работа переводчиком;
управление личными делами руководителя (личное сопровождение)

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

работа с документами - это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
оптимальная организация рабочего дня руководителя;
планирование собственного рабочего времени.

Организация рабочих мероприятий:

подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
организация командировок.

Работа заместителем (функции второго лица):

владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
курировать отдельные бизнес-проекты;
самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.

Управление секретариатом:

постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого - переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
быть в курсе всех событий в компании;
ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
решать любые вопросы за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом;
поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.

Travel-сопровождение:

организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки - от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
контроль подрядчиков и служб в других странах;
тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

Работа переводчиком:

перевод на деловых встречах;
письменный перевод документов;
ведение деловой переписки на иностранном языке.

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя :

необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания - от ресторанов до подарков;
если у руководителя есть дети - контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
организация отдыха - от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров - от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;
знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.

А вот как скромно выглядит привычная вакансия, которая подразумевает все перечисленные функции:

Обязанности:

административное и организационное сопровождение деятельности руководителя;
непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах;
ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке), перевод устный и письменный;
организация/обеспечение деловых и личных поездок руководителя;
ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции;
сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок;
выполнение личных поручений руководителя;
командировки (сопровождение руководителя во время встреч и поездок)

На самом деле функционал и количество задач не поддаются описанию и перечислению на собеседовании. Будьте готовы, что неожиданные задачи «догонят» вас уже в процессе работы и посыплются, как песок.

А руководитель будет ждать от вас оперативного и профессионального их решения.

Поэтому готовность работать в ненормируемом режиме, с нескончаемым потоком информации и с массой поручений, оставаясь «тенью» босса, проявляя к нему

максимальную преданность и лояльность, - это совокупность качеств особого типа людей. Их мало, поэтому они ценятся высоко, а глубокое погружение в исполнение обязанностей, часто в ущерб личным интересам, как правило, компенсируется достойной зарплатой.

Избежать хаоса и неразберихи поможет система выстраивания каталога задач. В ее основе лежит правило приоритетов:

1) поручения, касающиеся бизнеса;

2) личные поручения босса;

3) различные текущие дела;

4) перспективные планы.

Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты.

ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРСОНАЛЬНОМУ АССИСТЕНТУ

Требования к PA формируются из задач и сферы функциональных компетенций, которые определяет руководитель: ассистент может быть полностью вовлечен в бизнес, а может быть нанят исключительно для организации личного пространства руководителя. Для кого-то неважно наличие профильного высшего образования, другие требуют в первую очередь знание языков, некоторым важно, какой кофе варит помощник или как он выглядит.

Но, несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.

Требования:

высшее образование (выпускникам очного отделения с красным дипломом из пятерки ведущих вузов всегда отдается предпочтение);
опыт работы на аналогичной позиции не менее двух лет (всегда желателен опыт работы с первыми лицами);
свободное знание требуемого языка (часто требуют уровень носителя);
готовность к командировкам и ненормированному графику работы;
возраст (в вакансиях не указывается, но является наиболее важным требованием);
личностные качества (у каждого работодателя свои пожелания, основные: исполнительность, аналитический склад ума, коммуникабельность, высокая работоспособность, грамотная речь)

Грамотная речь. Практика показывает, что наиболее успешные PA - выпускники лингвистических вузов. Финансовое и юридическое образование тоже востребовано, но важно, чтобы ассистент свободно владел иностранным и отлично знал русский язык, обладал развитой речью и богатым словарным запасом.

Высокий культурный уровень. Высокий культурный уровень - самое востребованное качество персонального ассистента. Можно быстро освоить функционал, приобрести необходимые навыки, но культура приобретается с детства и формируется годами. Например, московские работодатели редко выбирают иногородних кандидатов. У них есть предубеждение, что поведение приезжих девушек даже с хорошим образованием имеет налет провинциальности, их речи присущ особый говор, акцент, ненормированные ударения, а представительские функции для ассистента крайне важны, хотя и здесь есть много исключений.

Как совмещать ненормируемый график работы с семьей и детьми - неясно. Но если у вас есть успешная практика такого совмещения, то наличие семьи - преимущество. Дети должны быть старше трех лет.

Возраст. В требованиях к возрасту персонального ассистента очень много субъективного. Некоторые руководители исходят из эстетических норм и отдают предпочтение молодости. Но чаще всего мы работаем с компаниями, руководители которых осознанно делают выбор в пользу женщин более зрелого возраста.

Серьезные корпорации всегда связаны с крупными финансовыми операциями и большой юридической ответственностью. Кроме того, клиентам приятен имидж стабильности компании. В этом смысле длинноногая красавица заметно проигрывает солидной деловой женщине, имеющей опыт работы в сложных и ответственных ситуациях, умеющей профессионально «держать удар».

«Чувствовать» шефа. Пожалуй, самый важный фактор. Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем. Для этого ассистент как минимум должен обладать определенными качествами.

«А НЕ ПРОВЕСТИ ЛИ НАМ ОПРОС?»

Главные требования к персональному ассистенту - лояльность и преданность. В первую очередь - к руководителю, затем к компании в целом.

Ассистент находится в максимальной близости к руководителю и к его семье, а это значит, что он должен быть надежным, как скала, стойким, как разведчик на допросе, заботливым, как мама.

Для того чтобы выяснить, что же наиболее важно для руководителя в личности РА, мы провели опрос. В нем приняли участие 100 крупных компаний, где интервьюируемыми были 70 % собственников и 30 % наемных генеральных директоров. Мы попросили ответить на вопросы: «Какими качествами должен обладать персональный ассистент? Каким должен быть эффективный помощник для вас?» Эти же вопросы задали персональным ассистентам, чтобы учесть мнения обеих сторон.

Вот что мы получили:

Абсолютная преданность - 22 % . Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Исполнительность - 20 %. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Интеллект - 19 %. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Умение хранить информацию - 13 %. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия - соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности.

Контакты - 11 %. Связи, база нужных людей/организаций. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов - это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Коммуникабельность - 8 %. Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения.

Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Трудоголизм - 5 %. Способность активно работать в ненормированном режиме.

Инициатива - 2 %. Инициативность - это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника - это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Внешность. Для большинства руководителей внешность не принципиальна - скорее, наоборот: они стараются избежать ярких, «декоративных» помощников, которые будут комично смотреться в серьезном бизнесе с солидными клиентами. Упоминания о «презентабельной» внешности встречаются в одном объявлении из десяти. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Анализируем результаты опроса обеих сторон.

Портрет ассистента по мнению руководителей - преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Портрет ассистента по мнению ассистентов - инициативный лидер, с яркой внешностью, гений общения и идей.

Из таблицы видно, что ответы ассистентов в корне отличаются от видения руководителей. В этом состоит главная проблема недопонимания кандидатов (и уже работающих ассистентов), что в действительности хочет руководитель от своего помощника.

Взяв за основу ответы и пожелания руководителей из опроса и подкрепляя это нашей практикой работы с требованиями к вакансиям, убеждаемся, что для работы персональным ассистентом только профессиональных навыков недостаточно. На этой должности ценятся высокий интеллект, образованность, жизненный опыт, умение быстро ориентироваться в экстремальных ситуациях, эрудиция, острый ум, чувство юмора, преданность и при навыках отменной коммуникабельности с владением обширной информацией - умение держать язык за зубами.

Личные качества ассистента:

умение подчиняться, чувствовать настроение;
умение предугадывать реакцию руководителя;
коммуникабельность;
организаторские способности;
работа в режиме многозадачности;
находчивость, быстрая реакция;
стрессоустойчивость;
умение хранить информацию;
эрудированность, знание различных областей;
высокая работоспособность;
доброжелательность, улыбчивость;
стремление развиваться (саморазвитие);
дипломатичность;
аккуратность;
знание этикета

КАК ПРОХОДИТЬ СОБЕСЕДОВАНИЕ В КАДРОВЫХ АГЕНТСТВАХ?

При просмотре вакансий необходимо учитывать не только сайты по поиску работы, но и обращаться в кадровые агентства, поскольку не все вакансии размещают в Интернете.

Практически все крупные и средние компании, известные на рынке, стараются не афишировать поиск ассистента, тем более если помощник требуется собственнику холдинга. Если причина возникновения вакансии - замена действующего сотрудника,

тогда позиция становится вообще строго конфиденциальной, и узнать о ее существовании невозможно. В таких случаях агентство само свяжется с вами, если в его базе находится ваше резюме.

Взаимодействие с кадровым агентством по вакансии имеет ряд преимуществ:

вам подробно расскажут о компании, специфике бизнеса, личности руководителя, некоторых дополнительных требованиях;
бесплатно проконсультируют о том, как вести себя на собеседовании с работодателем;
помогут отредактировать и правильно оформить резюме;
дадут ряд рекомендаций, как выглядеть на встрече.

Начиная контакты с кадровым агентством, помните, что с первой минуты взаимодействия вас уже оценивают и вы уже вовсю проходите «негласное» тестирование. Общаясь с вами по электронной почте, консультант агентства делает первые выводы по переписке и стилю изложения информации. Это касается и телефонного общения - имеют значение тембр голоса, дикция, дружелюбность, бизнесовость, быстрота реакции. Перед первой встречей вы проходите тест на пунктуальность и собранность.

Необходимо быть готовым к конкурсу и помнить о том, что именно на данные вакансии отсматривается колоссальное количество кандидатов, удовлетворяющих формальным требованиям: профессиональный опыт, образование, возраст, семейный статус, внешность, работоспособность, стрессоустойчивость, знание иностранных языков и т.д.

Затем кандидат тестируется с помощью различных методик (тесты , опросники, графология , физиогномика , язык жестов). Это делается для того, чтобы определить личные качества и тип темперамента кандидата, выявить качества, абсолютно несовместимые с этой работой и с данным руководителем, понять, смогут ли они найти общий язык.

В результате из сотен соискателей нам удается отобрать единицы, но, несмотря на длительность и пристрастие отбора в агентстве, вам предстоит ряд таких же пристрастных встреч с работодателем.

Как правило, передавая в работу вакансию персонального ассистента, работодатель снимает с себя всю сложную и кропотливую работу отсева кандидатов по профессиональным компетенциям, а оставляет для себя важную, заключительную функцию - отбор по их психоэмоциональной совместимости с руководителем.

Даже если у вас уже есть большой опыт поиска работы, помните, что к каждому новому собеседованию необходимо заранее готовиться:

нужно изучить всю доступную информацию о компании и руководителе, прочитать интервью, выступления, статьи будущего босса и сделать для себя выводы;
подготовить краткий рассказ о себе (также должен быть готов рассказ о семье и о деятельности/занятиях родителей - это показатель жизненных ценностей человека);
успех зависит от навыков самопрезентации.

Рекламируйте себя со всеми полагающимися атрибутами маркетинговой рекламы. Не нужно расписывать свои достоинства и перечислять функции (это все уже есть в резюме). Скажите о том, какую пользу вы сможете принести руководителю, говорите о победах на прежнем месте работы, с какими высокими персонами вы взаимодействовали, какие масштабные мероприятия организовывали - подтверждайте фактами свой профессионализм и достижения;

необходимо коротко сформулировать причины ухода с предыдущего места работы. Также потребуются объяснения, почему вы хотите стать ассистентом именно этого руководителя;
обязательно проведут интервью по компетенциям, т.е. вас будут просить описать реальные случаи из вашей практики, в которых вы проявляли свои качества и чудеса сообразительности. Нужно заранее вспомнить все сложные ситуации, припомнить несколько хороших примеров. Подготовьте честные примеры с неудачами. О них тоже могут спросить, и здесь важно показать, что промах вы исправили сами;
абсолютная вероятность, что с вами проведут ситуационное интервью (по кейсам). Вам будет предложена и описана ситуация, подобная тем, что могут возникнуть на практике, соответственно, необходимо будет найти правильный выход и решение. Вот примеры кейсов:

Задание 1. Ваш босс едет в аэропорт, время ограничено, и вдруг он обнаруживает, что потерял мобильный телефон. До этого был целый ряд встреч, и он не знает точно, где его оставил, не исключена и кража. Босс звонит вам из машины, с телефона своего водителя, и сообщает, что ждет важные звонки в течение ближайших 30 минут, а телефона нет. Ваши действия?

Задание 2 . Необходимо арендовать Porsche для поездок по Италии. Как можно сэкономить?

Задание 3. По заданию шефа вы едете на своем автомобиле на срочную встречу с важным партнером и в спешке нарушаете правила движения. Вас останавливает ДПС, забирает права и вызывает ГИБДД. До встречи остается минимум времени. Ваши действия?

Цель: проверка на скорость реакции (насколько быстро личный помощник способен переключаться на следующий шаг), методы решения задачи (самостоятельно, просьба о помощи на личном уровне, подключение других людей и пр.).

В момент решения этой проблемы проявляется модель поведения в сложной ситуации - определяется приоритетность действий (либо решение своей проблемы, либо вовремя попасть на встречу), степень конфликтности (потребую, буду скандалить, доказывать), склонность к переадресации ответственности (позвоню боссу/партнеру и объясню ситуацию, скажу, что ничего не могу поделать), креативность, нестандартность предлагаемых решений, количество альтернативных вариантов решения (версионность мышления), наличие необходимых навыков и опыта по решению подобных ситуаций.

Задание 4. Вы едете по заданию босса к незнакомому вам партнеру, чтобы вручить ему подарок (который босс сам привез в офис в большой, красивой коробке). У вас есть адрес компании, телефон партнера, для которого подарок предназначен, обозначенное время вручения коробки и утверждение босса, что партнер на месте и ждет.

Приехав, вы узнаете, что партнер только что уехал на срочную встречу и неизвестно когда вернется.

У вас мало времени, и ждать вы не можете. На выбор предлагаются следующие варианты действий:

уехать вместе с подарком на следующее задание;
позвонить боссу и получить инструкции, что делать дальше;
отдать подарок секретарю с просьбой передать его партнеру сразу, по его возвращении;
предложить свои варианты решения.

Цель: определение максимально желаемой модели поведения в рамках предлагаемой вакансии. Выявляются качества, которые абсолютно неприемлемы для будущего босса.

Провокация 1. По окончании собеседования кандидату задают вопрос: «Оцените меня как интервьюера по шкале от 1 до 10».

Цель: такое предложение чаще всего вызывает замешательство. Ведь одно дело - оценить консультацию сервис-оператора какой-нибудь компании по телефону и совсем другое - посмотреть человеку в глаза и сказать ему, что он не очень справился. Так, личный помощник проверяется на смелость и лояльность.

Провокация 2. Сколько будет 17 % от 258 450? Время ответа - 3 секунды.

Цель: проверка стрессоустойчивости, эрудиции, смекалки, наблюдение за действиями личного помощника. В условиях стресса, собеседования и ограниченности времени личные помощники теряются («Почему я должен считать? Я ведь не бухгалтер!»), сразу сдаются («Я не смогу так быстро посчитать»).

нужно продумать форму одежды, т.к. помощник должен обладать безупречным чувством стиля. Необходимо выглядеть ухоженным, аккуратным, ведь ассистент - это лицо компании, связующее звено между руководителем и деловыми партнерами, клиентами и сотрудниками.

Успех в карьере лишь на 30 % зависит от профессиональных навыков. Решающие 70 % - это умение общаться с людьми, доброжелательно и конструктивно.

Внутреннее решение о приеме сотрудника принимается в первые 40 секунд общения (правило сорока секунд). Это и есть то самое первое впечатление, о котором все предупреждены. И не нужно думать, что первое впечатление - красивая укладка, аккуратный маникюр и стильная юбка до колена. Все это, конечно, важно. Но на то, чтобы увидеть вас от туфель до корней волос, опытному рекрутеру хватит и двух секунд. Остается 38 важных мгновений, которые нужно использовать максимально эффективно и которые определят ваш успех.

«КАК ПОНЯТЬ, ПОДХОЖУ ЛИ Я НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ?»

Отправлять или нет свое резюме на заманчивую вакансию - каждый решает сам для себя.

Но если частично «не попадаешь» под заявленные требования, отправлять резюме и тратить время целесообразно только в том случае, если есть соответствие ключевым требованиям для позиции.

Выделим самые принципиальные пункты «соответствия», на которые работодатель вряд ли закроет глаза.

Опыт. В большинстве случаев наличие определенного опыта критично. Указывая в требованиях продолжительность работы на аналогичной позиции, работодатель рассчитывает на определенный уровень квалификации, приобретенный кандидатом. У ассистента, работающего два года, будет недостаточно опыта для качественного выполнения требуемых задач.

Есть большая вероятность заинтересованности в вашем резюме, если опыт работы меньше требуемого, но получен в более крупных компаниях. Также стоит особенно подчеркнуть свои достижения, качество выполнения поставленных задач в сложных проектах.

Сфера . Знание определенной специфики бизнеса может быть жестким требованием, если предполагается участие персонального ассистента в различных проектах компании. При уточнении функционала будет понятно, является ли это просто пожеланием, которое основано на представлении об идеальном кандидате. Могут рассматривать кандидатов из похожих структур - но опыт в аналогичной сфере будет являться неоспоримым преимуществом.

Размер компании. Организационная структура, количество управленческих уровней, взаимодействие с отделами, направлениями, подразделениями, наличие процессов слияния и диверсификации компании, уровень поставщиков, клиентов и рынок конкурентов, зоны присутствия, обороты, прибыль, штат компании - это факторы, определяющие качество и опыт коммуникаций персонального ассистента, его понимание бизнес-процессов, уровень вовлеченности в деятельность компании. Это определяет профессионализм помощника.

Поэтому, как правило, крупные компании ищут ассистента из такого же крупного бизнеса, иначе сотрудник не будет эффективным.

Знание языков. В случае когда позиция предполагает работу в международной компании либо много общения с иностранными коллегами или партнерами, английский язык для ассистента - основной инструмент работы. Если знание языка не дотягивает до свободного уровня - пытаться не стоит, первый тест сразу же подтвердит факт зря потраченного времени.

Возраст. Момент щепетильный и тонкий. Как известно, работодателям запретили указывать в описании вакансий возраст кандидатов (п. 6 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»; в ред. от 29.12.2015). Несмотря на законодательный запрет, это требование является ключевым и решающим, и если руководитель настроен взять на работу молодую привлекательную девушку,

то вряд ли он согласится принять женщину предпенсионного возраста. К сожалению, возраст является самой частой неофициальной причиной отказа. Как узнать, подходите ли вы по возрасту? Прежде всего, нужно быть внимательнее: часто по тексту и словам-намекам в вакансии понятно, на какую возрастную группу она рассчитана.

Есть закономерность: молодой руководитель выбирает для себя молодого ассистента. Зрелый босс с женой и детьми выбирает зрелого помощника. Зрелому руководителю без жены, как правило, не принципиален возраст ассистента. Изучите корпоративный сайт компании: чаще всего там имеется информация, которая поможет примерно понять возрастные предпочтения руководителей. В вашем же резюме, наоборот, должна быть указана дата рождения и размещена фотография в строгом деловом стиле.

ВОСТРЕБОВАННОСТЬ. ЗАРПЛАТА. ПЕРСПЕКТИВЫ

Потребность в личном помощнике может возникать:

при появлении в компании двух и более уровней подчиненности;
если у руководителя есть необходимость поддерживать большое количество контактов вне компании.

Но реалии рынка таковы, что ни один руководитель не обходится без персонального ассистента. И чем серьезнее бизнес и масштабнее задачи компании, тем сильнее потребность в личном ассистенте (бизнесмены отлично понимают значимость этого человека как для руководителя, так и для всей корпорации).

В зависимости от уровня требований и разнообразия задач ассистентам платят разные деньги:

$1500-2000 - стандартные обязанности секретаря и совмещение функций офис-менеджера;
$2000-3000 - к вышеперечисленному дополнительно: travel-поддержка, административное сопровождение, выполнение отдельных личных поручений;
$3000-5000 - к вышеперечисленному дополнительно: ведение бизнес-проектов, внедрение изменений, управление личными делами босса в полном объеме, ведение и контроль дел всех партнеров;
$5000-6000 и более - к вышеперечисленному дополнительно: профессиональные навыки спортивной подготовки, наличие разряда по единоборству и стрельбе, личное сопровождение босса на всех встречах.

Карьерного роста на должности персонального ассистента нет. Это действительно высшая ступень административной лестницы. Да и руководитель никуда не отпустит - толковым личным помощником босс дорожит больше, чем топ-менеджерами. Но есть интересный путь, если присутствует желание развиваться в рамках этой должности - максимально улучшив свои профессиональные компетенции и навыки, расширив круг обязанностей (появляясь в рейтингах лучших персональных ассистентов), вы больше будете знать и уметь, соответственно, выше будут ваш доход и статус.

Навыки общения с первыми лицами различных компаний, организаторские способности, опыт работы с деловой документацией и умение анализировать ситуацию пригодятся персональному ассистенту в сфере маркетинга. HR и юрист - еще пара вариантов карьеры, но потребуются дополнительное образование, профильные курсы и жесткое расставание с боссом, потому как ценного помощника руководитель не отпустит.

Наиболее амбициозные улучшают свои управленческие навыки (если к этому есть способности) и намечают для своего дальнейшего развития кресло заместителя руководителя, но это единичные случаи, когда босс позволяет своему помощнику официально занять эту топовую должность.

Ответы

Задание 1. Тут же сделать переадресацию на себя, затем, когда пройдут важные звонки, заблокировать номер босса и получить новую сим-карту, но параллельно вести розыск утерянного телефона.

Задание 2. Аренда Porsche для поездок по Италии за день - €2500, но такой же Porsche можно взять за те же деньги в Германии на неделю. Водитель босса едет в Германию, берет там машину и доставляет ее к шефу в Италию. В Италии шеф катается неделю, затем оставляет машину, а водитель вылетает и отгоняет ее обратно. В результате - колоссальная экономия.

Задание 3. Несколько вариантов решений.

Задание 4. Выбор первого варианта: по факту задание не выполнено, и этот выбор характеризует неумение действовать в неожиданных обстоятельствах.

Выбор второго варианта: присутствует стремление при любых обстоятельствах выполнить порученную задачу, но при этом отсутствуют сообразительность и смекалка. Также есть склонность к переадресации ответственности.

Выбор третьего варианта: есть стремление выполнить поручение, но последствия не просчитываются, ведь подарок предназначен именно партнеру, не говоря уже о возможной конфиденциальности.

Провокация 1. От ответа (лесть, комплименты, небольшая критика, честность) будет зависеть, насколько помощник сработается с конкретным боссом, учитывая его психологический типаж и стиль управления, ведь часто даже небольшая критика босса неприемлема.

Провокация 2. Главное при ответах на такие вопросы - не отказываться дать мгновенный ответ, не молчать, высчитывая в уме и мучаясь несколько минут. Можно:

взять лист бумаги и посчитать процент;
взять мобильный телефон и вычислить на калькуляторе;
начать рассуждать вслух, что 50 % - это примерно 130 000, 25 % - примерно 65 000, а 17 % - примерно 50 000. Точный ответ никому не нужен, важны ваша реакция, ход ваших мыслей и находчивость в любой ситуации.

Помощник руководителя – это элита административного персонала. Директор крупного предприятия нуждается в ответственном и надежном подручном, который ведет всю организационную и информационную работу. Таким образом, руководитель перестает тратить время нерационально, суетясь и занимая себя мелкими вопросами. Помощник обретает особый статус в компании, ведь он является доверенным лицом директора.

Чтобы исполнять свои обязанности качественно, мало владеть базовым набором знаний и умений, нужно обладать определенными человеческими качествами. Вы должны быть пунктуальной, доброжелательной, выдержанной, тактичной, преданной корпоративным интересам. Вместе с тем нужно приготовиться быть в подчиненном положении, уметь приспосабливаться к обстоятельствам и характеру шефа.

В первую очередь, нужно суметь уважение и самого руководителя и других . Вам придется овладеть умением управлять и отдавать приказы, ведь на вас будет возложена обязанность - курировать простые проекты. К работе нужно отнестись со всей ответственностью и не бояться ее. Приложите свою инициативность и не бойтесь высказывать начальнику свое мнение, если считаете, что вы правы.

Основными обязанностями хорошего помощника руководителя являются: работа с документацией и организационная работа. Информационно-документационное обслуживание включает в себя следующие дела:
1. Прием и проверку подготовленных проектов документов, которые дают шефу на подпись, их редактирование и доработку.
2. Прием корреспонденции, которая поступает на адрес компании, и передача ее в соответствующие структурные подразделения и конкретным сотрудникам. Подготовка и отправление ответов.
3. Составление писем, запросов, докладов, отчетов и прочей документации, требующейся руководителю.
4. Ведение архивных записей и надежное хранение дел.
5. Контролирование работы сотрудников предприятия, наблюдение за сроками исполнения.
6. Ведение регистрационной картотеки.

Бездокументное обслуживание состоит из других обязанностей:
1. Прием и транслирование сообщений по различным каналам связи.
2. Контролирование поступающих телефонных звонков, «лица» компании в разговоре с клиентами, быстрое принятие решений о важности звонка.
3. Обеспечение работы руководителя с помощью организации его стола.
4. Рациональное планирование встреч и других дел шефа.
5. Подготовка советов, заседаний, совещаний (сбор участников и документов). Ведение протоколов этих встреч.
6. Организация презентаций компании.
7. Исполнение личных просьб и поручений руководителя.

Круг этих обязанностей зависит от масштаба предприятия, руководства. Директор крупной компании имеет несколько помощников, обязанности которых более узкие, но не менее .

Помощник руководителя – это прекрасная возможность овладеть навыками управления. Эта должность может стать очередной ступенькой вашей карьеры.

журнал "Генеральный директор"

Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя. Например, в обязанности личного помощника входят планирование и оптимизация рабочего графика руководителя, координация действий Генерального Директора, организация встреч и переговоров, собраний акционеров, советов директоров, подготовка командировок руководителя (см. Функции личного помощника руководителя).

Функции личного помощника руководителя

В обязанности помощника Генерального Директора входит:

организация телефонных переговоров;
прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;
подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует);
прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем - доведение резолюций Генерального Директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа;
контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;
прием и своевременное представление документов на подпись;
встреча и прием посетителей руководителя;
подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц);
создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя).

Какой личный помощник вам нужен

Секретарь руководителя. Подходит руководителям компаний с численностью до 25 человек. Этот человек совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи (например, встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию).

Требования. Это должен быть дисциплинированный исполнитель, от которого не требуется самостоятельности в принятии решений, инициативности. Среди других требований: высшее или незаконченное высшее образование (важно, чтобы учеба не влияла на работу), высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. Необходимо, чтобы человек, претендующий на эту должность, был склонен к выполнению монотонной работы.

Административный помощник, управляющий делами. Он необходим руководителям компаний с большим документооборотом в основном для коммуникативных связей руководителя с подчиненными. Этот тип личного помощника должен сочетать в своей работе выполнение как технических функций, так и функций, требующих от него самостоятельности и ответственности, например: планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Требования. Высшее образование, опыт аналогичной работы от двух лет, представительный внешний вид, знание иностранного языка (при необходимости), хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Профессиональный ассистент. Он, как правило, необходим руководителям крупных предприятий. На эту должность очень часто приглашают мужчин. Такой помощник Генерального Директора выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Профессиональный ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя. Он не выполняет для руководителя техническую работу, как, например, административный помощник.

Требования. Высшее образование (профильное), аналогичный опыт работы от двух лет, знание иностранного языка (при необходимости), знания и опыт в сфере деятельности компании, ответственность, инициативность. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его многочасовой, кропотливой работы и присваивать все лавры себе.

Заведующий личными делами руководителя. Данный тип личных помощников встречается реже остальных. Может быть востребован как в небольших, так и в крупных компаниях. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом очень активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Например, заведующий личными делами может бронировать и приобретать билеты в театры, на концерты, покупать подарки для друзей, родственников и важных партнеров. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи (см. пример из практики: Белье для шефа).

Белье для шефа

Одна соискательница на должность личного помощника рассказала на собеседовании о своих должностных обязанностях у предыдущего руководителя. Львиную долю ее рабочего времени занимали именно поручения личного характера (выбрать санаторий для престарелой матери, учитывая все рекомендации ее лечащего врача; выведать у подростка-сына, какой подарок тот хотел бы получить на день рождения и заказать его через Интернет; достать свежую баранину для пикника).

Однажды ее руководитель узнал о том, что едет в командировку за несколько часов до отлета. Времени ехать домой за сменой белья у него не было. Тогда верная помощница пошла в ближайший магазин и купила для шефа комплект белья, рубашку на смену и галстук к ней. Такое поручение было для нее в порядке вещей.

Требования. Высшее образование, хорошие навыки работы с компьютером, умение пользоваться оргтехникой, приятная внешность, знание языка (в зависимости от специфики личных поручений руководителя), навыки быстрого и качественного поиска необходимой информации в Интернете, умение хранить конфиденциальную информацию. Очень важно чувство такта, особенно в общении с родственниками руководителя.

Говорит Генеральный Директор
Юрий Водилов Генеральный Директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Мой личный помощник работает у меня уже восемь лет. Сначала ее взяли на должность секретаря. Безусловно, сотрудница была настроена на карьерный рост, поэтому со временем смогла стать моим личным помощником.

Что для меня особенно важно и почему я остановил свой выбор на этой кандидатуре? Прекрасная память, высокий уровень дисциплины, способность выполнять задания точно в срок, умение общаться с людьми, знание особенностей данной профессии, адекватное восприятие требований со стороны руководства и, естественно, соблюдение этических норм поведения.

Мой личный помощник принимает посетителей, создавая положительный имидж руководителя и поддерживая высокую репутацию компании. Планирование моего рабочего дня, организация переговоров, встреч, совещаний, подготовка необходимых документов, ведение делопроизводства и самостоятельное решение некоторых вопросов - все это входит в обязанности моего личного помощника. При работе в таком тесном контакте очень важно взаимопонимание, комфортное внутреннее состояние в процессе общения, ведь помощник - это уже близкий человек!

Говорит Генеральный Директор

Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.

В функции моего ассистента входит:

планирование рабочего дня руководителя;
организация встреч и совещаний;
ведение деловой переписки;
выполнение поручений и, конечно же, контроль исполнения распоряжений Генерального Директора.

Личный ассистент - это правая рука руководителя, и в отличие от секретаря он наделен определенными полномочиями и более широкой зоной ответственности. Ключевые деловые качества ассистента Генерального Директора - коммуникабельность, знание делового этикета, пунктуальность, аккуратность, внимательность и организованность.

Почему важна эмоциональная совместимость с помощником

Работа Генерального Директора проходит в контактах с большим количеством людей, порой общение с ними строится на жесткой основе и часто приводит к эмоциональному дискомфорту. Поэтому очень важно, чтобы человек, которого Вы выбрали на позицию личного помощника, не только обладал всеми необходимыми профессиональными навыками, но и был также эмоционально совместим с Вами.

Конечно, за время собеседования определить совместимость с кандидатом сложно. Выход один - нужно прислушиваться к своей интуиции. Наверняка Вы не раз оказывались в такой ситуации: вроде бы кандидат обладает всеми необходимыми знаниями и навыками, и опыт у него великолепный, и по заработной плате все устраивает, а Вам неприятно с человеком говорить, хочется, чтобы он поскорее ушел, и никаких конкретных объяснений своим чувствам Вы не находите. Все очень просто - это именно та самая эмоциональная несовместимость.

Говорит Генеральный Директор
Режис Ломм Глава представительства компании Pfizer в России, Москва

Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.

Мой персональный ассистент выполняет стандартные для этой должности обязанности: составляет ежедневное деловое расписание, занимается организацией деловых поездок и т. п. Помимо профессиональных навыков для этого рода деятельности очень важны личные качества: высокая психологическая адаптивность, доброжелательность, пунктуальность, способность быть внимательным к деталям, отличные коммуникативные навыки. Ассистент всегда должен чувствовать, что еще необходимо сделать для улучшения условий работы руководителя.

Отличительная черта хорошего помощника руководителя - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте. Эта постоянная поддержка очень важна для руководителя, особенно если он работает в не родной для себя стране и не всегда знает все ее особенности и обычаи.

Человек, который сейчас занимает должность моего личного ассистента, работает в компании около года. Поскольку руководитель и ассистент тесно сотрудничают, общение должно быть комфортным для них обоих. Я абсолютно уверен в том, что при выборе сотрудника нужно принимать во внимание не только его профессиональные качества, но и тот факт, возникло или нет между вами взаимопонимание на интуитивном уровне, почувствовали ли Вы инстинктивно, что можете доверять этому человеку. Из своего более чем 30-летнего опыта ведения бизнеса я вынес важный урок: на свою интуицию следует полагаться порой чаще, чем на доводы разума.

Кому поручить поиск личного помощника

Есть два варианта: поручите поиск либо Вашей службе по персоналу, либо кадровому агентству (см. также: Кому нельзя доверять поиск помощника).

Кому нельзя доверять поиск помощника

Часто руководитель, которому нужны два личных помощника, поручает поиск второго сотрудника уже работающему помощнику. В этом случае он руководствуется тем, что они будут работать в паре, поэтому нужно, чтобы они были совместимы друг с другом. Однако эту идею нельзя признать удачной. Из-за нежелания работать бок о бок с конкурентом, претендующим на доверие и внимание руководителя, первый помощник может выбрать просто технического секретаря. Он будет выполнять всю рутинную работу, но в случае необходимости не сможет полностью заменить первого помощника.

Генеральный Директор, дающий поручение о поиске личного помощника, должен как можно более подробно (вплоть до мельчайших деталей) рассказать, какой именно человек ему нужен. При этом определиться надо не только с обязанностями, но и с требованиями к кандидатам. Обязательно уточняйте, какие требования для Вас принципиальны и обязательны, а какие факультативны (то есть на что при подборе, если все принципиально важные требования соблюдены, можно закрыть глаза). При выполнении этих условий человек, отвечающий за подбор, будет, с одной стороны, отсеивать соискателей по принципиальным признакам и не заставлять руководителя тратить время на нежелательных кандидатов, а с другой - не будет отметать тех, кто не подходит только по одному-двум параметрам.

Говорит Генеральный Директор
Юлия Конельская Генеральный Директор ГК «Галакта», Москва

При подборе кандидата на должность ассистента мы использовали и внутренний кадровый резерв, и внешние источники. Мне были интересны прежде всего люди, работавшие помощниками руководителей крупных компаний, а также руководителями административного департамента (с опытом единовременного ведения группы проектов).

Первичный отбор кандидатов проводила служба персонала. Тестировалось, соответствует ли специалист заявленным требованиям: проверялись навыки, выявлялись потенциал, мотивация. На собеседовании кандидату предлагалось решить кейсы реальных рабочих ситуаций, и на основании результатов определялась его профессиональная пригодность, а также степень доверия к кандидату предыдущего руководителя (О том, какие вопросы помогут Вам объективно оценить кандидата, читайте в статье «Как провести собеседование», №4 - 2007).

При выборе мы обращали внимание и на соответствие кандидата стандартам нашей корпоративной культуры. Также очень важна его готовность брать на себя определенный уровень ответственности. Если кандидат - исполнитель, то при постановке задачи потре- буется потратить время на разъяснения методики ее выполнения. Я подбирала ассистента, способного самостоятельно справиться с поручением, изыскав необходимые ресурсы и выстроив нужные коммуникации.

Технология подбора секретаря для руководителя творческого коллектива

Сергей Алексеев Исполнительный директор комического театра «Квартет-И», Москва

Комический театр «Квартет-И» создан в 1993 году группой выпускников эстрадного факультета ГИТИСа. Коллектив театра всегда выступает автором своих спектаклей (даже если в их основу положен литературный материал другого автора). Театр постоянно занимается креативной и литературной деятельностью в рамках театральных, радио- и телевизионных проектов.

Работа секретаря в театре имеет свои особенности. С одной стороны, это тусовка известных актеров, творческая атмосфера закулисья, а с другой - секретарю в этой обстановке надо выполнять работу, и работу исключительно техническую. Головы молодых девушек зачастую не выдерживают такого контраста. Я почти смирился с тем, что секретаря мне приходится менять раз в год. Сейчас, например, у меня приступила к работе уже третья по счету помощница за последние два года. Технология отбора следующая:

Размещаю объявления о поиске личного помощника.Делаю это на нашем сайте и на нескольких сайтах о работе. Откликов обычно много - любая вакансия в театре выглядит привлекательнее, чем аналогичная работа в обычном офисе. Но, к сожалению, кандидаты думают, что раз идут работать в театр, то будет весело, и забывают, что тут надо трудиться, а не развлекаться.

Делаю первичный отбор по резюме. Сразу отбрасываю резюме актрис, художников, журналистов, то есть лиц, однозначно ориентированных на творческую карьеру. Ибо им данная позиция заведомо может быть интересна только с точки зрения попадания в театральную тусовку. Техническое же образование, как и опыт обработки большого количества информации, - наоборот, козырь для кандидата. Затем я оцениваю последовательность приобретаемого опыта. Например, какая может быть мотивация у человека, который сначала работал менеджером проекта, а сейчас ищет работу секретаря?

Списываюсь с кандидатами по электронной почте и общаюсь по телефону. По переписке, манере излагать свои мысли складывается первое впечатление. Затем отбираю пять-шесть понравившихся кандидатов для встречи.

Собеседование. Всех кандидатов я приглашаю на собеседование в один вечер, кроме того, зову свою знакомую - директора кадрового агентства. Я задаю вопросы с позиции субъективного суждения о человеке, а она как психолог-профессионал - такие, которые помогают выявить, например, мотивацию кандидата.

Я придумал несколько тестов-историй (бизнес-кейсов). Соискателю предлагаю поразмышлять на тему, как он стал бы действовать в той или иной ситуации. В ответах ищу здравый смысл и совпадение с моими ожиданиями. Например: «Вы проспали в первый рабочий день - проснулись через полчаса после начала работы. Ваши первые действия?». Естественно, я ожидаю, что человек скажет, что первым делом позвонит своему руководителю, то есть мне. Но бывает, что кандидат долго отнекивается и говорит, что с ним такого никогда не может быть. Другой пример. Описываю ситуацию, когда у человека есть задание, данное непосредственным руководителем, и на его выполнение предусмотрен ровно час. После этого более высокий начальник дает другое задание, на выполнение которого также нужен ровно час и приступить к выполнению которого нужно также немедленно. При этом сделать оба задания одновременно невозможно. Затем спрашиваю, как поведет себя кандидат в этой ситуации. Идеальным ответом для меня будет следующий: бежать к непосредственному начальнику, чтобы проинформировать его о сложившейся ситуации и попросить совета.

На собеседовании спрашиваю о семье, занятиях родителей, чтобы понять, что же за человек передо мной. Ведь обычно девушки, приходящие на собеседование, молоды (18-23 года) и не имеют никакого опыта работы (или имеют минимальный). Поэтому большая часть того, что в них есть, заложено семьей, никакого другого влияния еще не было, а сами они пока не успели стать зрелыми личностями.

После всех собеседований принимаю решение с учетом мнения директора кадрового агентства. Она рассказывает, кто, на ее взгляд, больше мотивирован, кто знает, чего хочет, а кто - нет. А еще очень важно ощущение контакта с человеком и комфорта от его присутствия. Вот пришла одна девушка, говорила вроде толково и связно, все бизнес-кейсы прошла, но я чувствую, что она меня раздражает, хочу, чтобы она побыстрее ушла. При выборе личного помощника этот субъективный фактор нельзя сбрасывать со счетов.

Чем понравилась девушка, которая только что начала у нас работать? Во-первых, очень внятными грамотными формулировками. Во-вторых, она только что закончила МАИ, а это хорошее техническое образование. Третий плюс - вечерами она работала бухгалтером, поэтому у нее есть навык систематизации и обработки больших объемов данных.

Большая организация - большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?

Помощник руководителя: его роль в организации

Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.

В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья - презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям - специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.

Как определить круг трудовых обязанностей?

2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.

2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.

2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.

2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и

3. Полномочия

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.

3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

4. Ответственность

Помощник руководителя несёт ответственность:

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.

4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.

4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

5. Квалификация

Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.

6. Должен знать

Действующее законодательство, Устав, (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).

7. Взаимодействие

Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.

Согласовано:

Начальник отдела кадров

Юрисконсульт

Ознакомлен:

Специфика компетенций помощника руководителя проекта

Предполагается, что руководство проектом - должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.

Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.

Отличаются ли по общим вопросам?

Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.

Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому "помогают". Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.

Должностная инструкция "Помощник руководителя" в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.

Каждый руководитель компании (независимо от ее размера) должен иметь хорошего и умного помощника, чтобы переложить на него часть своих обязанностей. Такой специалист должен обладать должной компетенцией, навыками, поскольку ему предстоит выполнять широкий список задач и дел. Из каких пунктов состоит должностная инструкция помощника генерального директора? Давайте рассмотрим подробнее, поскольку этот документ позволит найти специалиста, который будет идеально выполнять свои обязанности.

Чем должен руководствоваться помощник гендиректора?

Переоценить роль генерального директора в компании невозможно, поскольку это важный специалист, выполняющий поручения своего непосредственного начальника, его главный помощник, который обладает необходимыми профессиональными знаниями и навыками для построения нормальной работы в компании.

Помощник гендиректора – технический исполнитель указаний и решений своего руководителя. Может быть принят на работу или уволен только по приказу гендиректора. Обычно к этому специалисту предъявляют такие требования, как:

Наличие высшего образования, желательно в экономической либо юридической сферах.
Наличие стажа и опыта работы в аналогичной должности.

Решив стать помощником генерального директора помните, что главное – неукоснительно выполнять все требования своего непосредственного начальника.

Кроме того, должность предусматривает выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие (например, если директор в отпуске или командировке). Его помощник несет не только полное право их выполнять, но и ответственность за принятые решения.

Нормативно-правовая регламентация должности

Работа помощника руководителя основывается на следующей локальной и нормативной документации:

Документы, регламентирующие его вид деятельности. К примеру, это могут быть методические организации или иные материалы, необходимые для упорядочивания деятельности.
Устав организации, в котором также прописывают обязанности руководящего состава.
Трудовой договор.
Приказы, изданные непосредственным руководителем.
Должностная инструкция помощника генерального директора.

Именно потому так важно, чтобы помощник руководителя ориентировался в нормативно-правовой базе компании, знал законы, соблюдал их при работе, не нарушал и понимал всю степень своей ответственности за принятие решений, идущих вразрез с решениями руководства.

Должностная инструкция помощника генерального директора

Давайте подробнее разберем, что непосредственно должно быть в ДИ помощника генерального директора, что позволит вам максимально четко составить документ.

Что нужно знать специалисту?

Данная должность предусматривает хорошие знания структуры компании, руководящего состава, всех подразделений организации. Хороший навык – умение правильно составлять все документы, в особенности приказы, различные постановления. Таким образом, одним из главных навыков является знание делопроизводства, поскольку без этого специалист не сможет полностью выполнять свои обязанности.

Кроме того, «правая рука» специалиста должен иметь навыки делового общения, знать правила этикета, соблюдать нормы ТК и ГК РФ. Естественно, необходимо уметь обращаться с компьютером – знать все офисные программы, уметь быстро находить информацию в Интернете и т.д.

Какие функции он выполняет?

Рассмотрим подробнее, какие функции должен выполнять данный специалист, чтобы прописать их в должностной инструкции:

Организация нормальной деятельности своего руководства.
Ведение кадровых вопросов.
Контроль за работой остальных сотрудников, разъяснение им различных вопросов.
Разработка мероприятий, которые направлены на оптимизацию документооборота в компании.
Прием посетителей.

Кроме того, помощник гендиректора должен выполнять следующие обязанности:

Принятие корреспонденции, которая поступает на имя его руководителя.
Ведение делопроизводств согласно ФЗ и Трудовому кодексу.
Сбор и обработка информации, ее анализ.
Принятие документов, их проверка перед отправлением руководителю.
Организация и ведение телефонных переговоров.

Также человек, который занимает данную должность, обязан доводить до сотрудников компании принятые на собраниях цели, задачи, проверять их работу. Также в обязанности помощника генерального директора входит составление писем, запросов, разнообразных документов. Кроме того, нужно помогать в организации рабочего места своему непосредственному руководителю, следить за наличием всех канцелярских принадлежностей и т.д.

При этом стоит помнить – составленный нами список обязанностей не является полным, то есть по мере необходимости его можно расширять и добавлять иные обязанности. Главное, чтобы внесенные корректировки не противоречили российскому законодательству.

Права «правой руки»

Помощник генерального директора имеет не только обязанности, но и права, которые также следует обязательно прописать в ДИ:

Возможность ознакомления с проектами и решениями руководства, которые касаются его деятельности.
Право на получение информации, которая нужна для выполнения своих обязанностей.
Право на получение данных и действий со стороны руководства в рамках должностной инструкции помощника.

Таким образом, «правая рука» руководителя имеет право на получение любой информации, которая касается непосредственно его работы.

Какая ответственность лежит на специалисте?

Последний раздел любой должностной инструкции – ответственность специалиста, которая лежит на работнике. Так, работник несет ответственность за:

Отказ от выполнения возложенных на него обязательств.
За действия, нарушающие административное, гражданское или уголовное право.
За причинение ущерба компании и т.д.

При этом юридическую ответственность могу наложить на специалиста как с привлечением представителей правоохранительных органов, так и без них – в рамках организации.

При определении степени вины обычно опираются на информацию о нанесенном вреде. Например, если сотрудник испортил имущество, принадлежащее компании, то к нему обычно применяют наказание в рамках дисциплинарной ответственности.

Правильное оформление должностной инструкции

Но кроме перечисленного, важно еще и правильно оформить сам документ. Давайте рассмотрим, как правильно это сделать, чтобы в последующем у вас не возникло проблем.

Стандартный шаблон ДИ выглядит следующим образом:

Наименование компании, где будет трудиться сотрудник.
ФИО должностного лица, который имеет право утверждать оформление должностных инструкций на предприятии, его подпись.
Ссылка на документ (например, приказ или положение), в соответствии с которым оформлялась ДИ.
Подпись сотрудника, который разработал инструкцию. Чаще всего такой работой занимаются специалисты кадрового отдела, однако все зависит от прописанных в локальных актах особенностях работы.
Гриф согласования с кадровым или юридическим отделом. При этом обязательно должна быть подпись должностного лица.

После того, как должностная инструкция и ее «состав» будут утверждены, каждый лист пронумеровывают, прошнуровывают, а сам документ заверяют печатью компании. С ДИ обязательно знакомят сотрудника компании, а затем отдают документ на хранение в архив организации.

Заключение

Помощник гендиректора способен выполнять различные функции и обязанности на предприятии, потому у него должен быть хороший стаж, широкие умения во многих областях, в том числе по управлению сотрудниками, навыки в делопроизводстве, знание законов ТК РФ и т.д. Оформление должностной инструкции позволит очертить основные рамки обязанностей и ответственности этого исполнителя.

Вконтакте

Главная > Боли